哈佛模式－职业经理人

  时间管理是管理活动的重要内容。职业管理者的一切活动都要耗费时间，而时间是有限的，如何把有限的时间用到必要的工作上，这是任何职业管理者
都不容忽视的问题。
  职业管理者时间管理素质是管理时间的基础。职业管理者要树立时间观念、时间成本效益观念和时机观念；要不断增强和完善自我控制能力，抓主要
矛盾的能力，摆脱缠绕的能力；要熟练掌握和运用高效率工作的技巧，灵活运用时间的技巧，协调指挥的技巧；要科学地运用时间管理方法，诸如ABC时间
管理法、系统时间管理法、运筹时间管理法、时间管理统计法、目标法和信息法等等。
  职业管理者时间管理的基本内容是:工作时间管理和闲暇时间管理。前者是指日常工作时间管理、会议时间管理、电话时间管理、访客时间管理、公文时
间管理、信件时间管理。后者包括起居时间管理、吃饭时间管理、社交时间管理和娱乐时间管理。
  总之，时间管理是围绕如何提高职业管理者工作、生活效率为中心而进行的。其具体的内容、管理方法将在后面详细介绍，这里不再赘述。
(一)职业管理者的时间分类
  从总量上讲，职业管理者的时间同其他人一样，都是一个常数，如1天等于24小时，但在管理活动中每个职业管理者用于工作的时间长短是不同的，各
自具有自己的特点。
1.按职业管理者的时间效率，可分为有效时间和无效时间
  有效时间，是指为促进既定目标实现的活动所用的时间，包括必要的工作时间和闲暇时间；无效时间，是指阻碍既定目标实现或与既定目标实现无关
的活动所占用的时间，包括不必要的工作时间和闲暇时间。
  把职业经理人的时间分为有效时间和无效时间，对于有效地利用时间有着重要的意义。通过记录自己的时间，集中自己的时间，管理自己的时间，从而
可以评价职业经理人时间的有效率和无效率。
  职业经理人的时间有效率越高，说明时间利用得越好；有效率越低，说明职业管理者的时间利用得越差。时间无效率则恰恰相反。
2.按可控性划分，职业管理者的时间可分为可控时间和不可控时间
可控时间，是指职业经理人在自己权限内可以自由支配的时间，如公司经理对于公司内部可以安排的工作会议、阅读文件、接待计划内来访等所用的时
间，都属于可控时间；不可控时间，是指职业管理者受职权的限制，而不能自由支配的时间，如参加上级召开的会议的时间，计划外接待访客时间，突然性
的工作时间及接电话时间等。
从一些发达国家的情况来看，职业管理者的不可控时间大于可控时间。管理职务越高这种现象越明显，也就是职业管理者的职务越高，其可控时间越少，
不可控时间越多。
把职业管理者的时间分为可控时间与不可控时间的目的，在于尽量把不可控时间变为可控时间，高效率地花费可控时间，这也是鉴别职业
经理人能力大小的重要标志之一。
3.按职业经理人的时间的性质可分为工作性时间和闲暇性时间
  工作性时间就是职业经理人从事工作的时间。在我国一般实行的是8小时工作日，包括管理性工作时间和作业性工作时间。8小时以外的时间称为闲暇性
时间，包括满足生理需要时间和满足心理需要时间。
  人的需要是多层次的。按照马斯洛需要层次论的观点，人的需要可分为五个层次，即:生理需要(如吃饭、居住、婚姻、疾病的治疗等)、安全需要(如人
身安全、环境安全、经济安全等)、社交需要(如友谊、情感、归属等)、心理需要(如自尊、尊重、权威、地位……)、自我成就的需要(如胜任感、成就感……)。
以上五种需要层次是由低级到高级逐级上升的。
  人们的需要并非永远固定在某一需要层次上，而是因人而异的。即使是同一个人，在不同时期也有着不同的需要层次。据国外推测:1972年美国有20%的
人，其需要处于第一、二层次，他们对于劳动报酬表示关心；大约80%的人的需要处于第三层次；只有不到1%的人，其强烈需要处于第四、五层次。
  美国心理学家戴维斯在美国曾作过调查,结果表明:随着社会的发展和生产力的提高，人们对精神需要所占的比例将越来越大。
  了解需要层次理论，对职业管理者的时间管理是非常必要的。职业管理者要根据人的不同时期的需要层次合理安排时间，以取得事业上的更大成就。
(二)利用时间是一个极其高级的能力
  虽然时间的运筹和管理是一个十分复杂的，涉及到现代科学的许多领域，是由许多因素决定的问题，没有也不可能有一个固定的管理模式，但是时间的
运筹管理也和其他事物一样，有其自身的客观规律，而时间运筹管理的基本原则就是对这种客观规律的分析和总结，认真研究和掌握这些基本原则，将对管
理好时间有一定的指导意义。
1.目标原则
  目标是时间运筹管理的基础，目标原则是时间运筹管理的基本原则。贯彻目标原则，要做到以下几点:
A.用目标来限制时间的使用
  有目的的使用时间和无目的的使用时间，其结果有着天壤之别。从经济管理的角度讲，确定国民经济发展目标，用目标控制整个经济发展的速度和规模，
就能使我们一步一步地实现既定目标，并不断去追求新的目标。从而激发我们不断超越现状，这样整体的时间运筹管理能力也会随之提高。
B.正确选择目标
  在经济管理中，要把握好时间这个要素，选好目标是关键。目标是期望达到的成就或结果，是管理行动的归宿。每个国家经济的发展，都有自己具体的
工作和预期的目的和结果。这些要做的工作和要达到的目的就是目标。目标的确定是一个复杂的决策过程，以制定经济发展目标为例，既要了解社会发展需
要，国家经济基础，现实经济状况，又要了解未来发展趋势，影响因素等，也就是说，选择目标要有一定的依据，要对各种不同方案进行反复分析、比较、
筛选，来确定最佳方案。
C.循序渐进，逐步实现
  在选定目标后，应贯彻阶梯原则，也就是把目标分解为若干层次，循序渐进，逐步实现。因此，首先应设立总体目标，并把整个过程当作一个系统看待，
同时每一个阶段性的目标应成为总体目标的有机组成部分；其次，要了解每一阶段性目标之间的内在联系；第三要使每一阶段的条件、环境、能力与这一阶
段的目标层次相对应。
2.效率和效果原则
  在有限的时间里，要完成更多的工作就必须讲求效率，而效果是指由各种行为产生的有效结果，因此效率和效果原则也是时间运筹管理的基本原则。
 效率是劳动成果与劳动量的比率，也可以说，是单位时间内完成的工作量的大小。在社会发展过程中，无论是科学技术的发明创造，还是管理科学的研
究，无一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人们所承认。对于国家来说效率不仅关系到经济发展，而且可以说是个政治问题，落后就要被动、挨
打。我们要建设有中国特色的社会主义，就是要用更快的速度发展经济，要尽快赶上世界发展的步伐。对企业来说，谁的效率高，经济效益好，谁的生命力
就旺盛，谁的效率低，谁就要亏损以至倒闭。我们的经济建设和经济管理应该学会向效率要时间。
  与此同时，我们也应注意到效率所产生的结果，否则，会出现效率越高，效果越差的情况。比如一个企业不顾市场情况，盲目生产滞销产品，那么效率
越高，产品积压越大，效果就越差。因此只讲效率而不讲效果，会因无法达到目标而导致严重的浪费。“效率是‘用正确的方法做事’，而效果是‘做正确的
事’”。管理学家德鲁克的这句名言说明了这个道理。检验时间利用的好坏，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。
3.辩证原则
  在高速度和高效率的时代，必须要牢记效率与速度的辩证法。辩证原则是管理和运筹时间的一个极其重要的原则。
  从辩证的观点来看，运动表现于它的反面，即表现在静止中。正确的时间运筹管理，应该是动静相兼，有静有动，而不是要求干什么都是动得越快越好。
静的含义在这里是说在行动之前要学会科学地思考。如果我们想最大限度的发挥时间的效能，就必须在事前有一个全面的安排，这种周密的思考，表面上消
耗了时间，实际上却为以后的工作赢得了时间。
  任何事情都有一个渐进的发展过程，尽管我们经过主观努力，可以缩短这个过程，但是却不可以跨越这个过程。“欲速则不达”，急于求成不但会妨碍要
追求的目标，而且会加速在错误的时间做错误的事情的速度。一味图快，以为越快越好，幻想出现奇迹，人为地拨快时间指针，片面追求高速度，反而失去
了尽快发展经济，富民强国的宝贵时间。
4.有序原则
  有序，是指客观事物之间和事物内部各个要素之间有规则地排列、组合、运动与转化。时间的运筹与管理在一定意义上说，要遵循选择科学合理的时间
次序的原则。