哈佛模式－职业经理人

  用录音机、录像机和照相机来节约时间。管理者不可能参加所有的会议，对于一些重要的而本人又不能参加的会议，可采用录音的办法，然后在外出的路上坐在汽车里听，也可以在休息的时候听，节约了参加会议的时间。对一些重要的活动，重大的事件，管理者为了准确掌握情况，可以用录像的办法，使管理者如身临其境。对于一些重要的工程建设，重大的责任事故，如果采用了实况录像，可以使管理者赏罚准确，节省了调查研究的时间。照相机同样可以节约时间，如把一些重要资料拍成照片，节约了抄写的时间；某项工程发生质量问题需要索赔时，用现场若干张照片来说明，可以节约写好几页报告的时间，而且让人一看就明白，又节约了讨论、询问的时间。如果一位把自己的产品都
拍成照片随身携带，一张照片就可以说明需要20分钟才能介绍清楚的产品，大大地节约了时间。使用复印机和小型电子计算器节约时间。复印机为我们节约时间提供了理
想的现代化工具。对于重要的新书、文件、重要的地图、图形、笔记本、资料等等，复印机都能瞬间为我们复制若干份，而且准确无误，为我们节约了大量
抄写的时间，是现代化办公室不可缺少的工具之一。
  现代管理者要有准确的数量概念，对任何工作，不仅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有机地结合起来。为了定量准确，小型电子
计算器可以帮我们的大忙，它计算快，错误少，使用简单，可以为我们节约大量的时间。
  有些需要管理者亲自去才能解决的事，管理者必须亲临现场。节约路途所费时间的最好办法是使用现代化交通工具，坐专车，乘飞机等等。
（三）控制文件和会议过多地占用时间
1.限制和改善文件处理办法
  职业管理者若大部分时间在文山会海中度过，整天泡在文件堆里和会议室中，必然产生官僚主义。所以必须严格控制各种文书和会议过多地占用时间。
  经常所说的文件，主要有两种:一是上级下发的文件、指示；二是下级机构的请示、汇报、总结。
  管理者应尽量减少发文件，坚决克服专靠文件指挥工作的作风。凡不该发文件的坚决不发，不该送阅的坚决不送，能听口头汇报的不写书面材料，能用电话的，以电话代替文件。这样就减少了阅读文件的时间。对已经发出或送至管理者手中的文件，也要妥善处理，不要在办公桌上形成一个“文山”。首先要将文件分类，切忌“一锅煮。”可考虑按以下类别分类:
应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、未决定的、以后处理的。应立即处理的，是指紧急信件，马上要行动的事情。对这类文件，管理者必须马上做出决定，任何拖延、犹豫都会给工作带来损失。优先顺序靠后的，是指为某一件事情腾出特定的时间或特定的日子，归纳起来过过目就行了。
  有关新情报的，包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时，可以批转给有关职能部门先阅，并注明，要求职能部门看完后再转给自己阅读，并就有关情况提出见解。未决定的，是指暂时先放入保留档案夹中，在采取适当行动之前，一直要放在那里。以后处理的，是指需要进一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，还有待进一步研究，或还需要进一步深入分析论证，以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。
  管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件，都应从速分类处理。或交办，或阅读，或回信，或存档，总之，不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是，除极特殊的重要事情需反复研究外，一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信，看文件和再一次思考的时间。要知道，这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。
2.限制会议时间
  一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式，也是节约时间，提高领导工作效率的重要途径之一。但是，
那种“马拉松”式的会议，没有一定中心内容的会议，议而不决的会议，使会议泛滥成灾，使管理者成天泡在会议之中，必然大大降低领导工作效率。
  现代管理者必须明白:一般情况下都要限制会议的时间。第一，不开可开可不开的会。在我们日常工作中，不是什么问题都要开会才能解决的。因此，管理者在开会前一定要问一下自己，这个会真有必要开吗?不开会能不能同样解决问题?会议要达到的目的是什么?可不可以利用非正式的会议来代替正式会议?例如:要和某部门商量某事情时，把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，当面就可把工作决定下来，不就节约了开会的时间吗?
  第二，不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题，要达到的目的，议题涉及的有关部门都要事先征询意见，如涉及支出和拨款问题时，要事先征
询财政部门的意见，否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题，应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者，使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案，供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外，只有与议题有关的人员和部门的代表，与议题无关的人一律不能参加会。
  第三，不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会，就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会，往往东拉西扯。有许多议题的会，往往不能展开充分讨论，匆匆作了决定，执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间，并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”，能使与会者认真对待会议，就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确，以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人，会议主持者应当提醒，这不是群众集会，不需要宣传鼓动，只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条，以便集中精力思考问题。反对开会迟到，迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的，特别是会议主要负责人或主持者必须提前或按时到会。
  第四，不开议而不决的会。每次会议都要议而有决，要经过多次会议才能决定的问题，应明确宣布暂时休会，同时宣布下次会议的进一步要求，提请与会者作好准备，主持会议者最后要对会议作总结。管理者最易犯的毛病，是想
在会议上强行通过自通过自己早已想好了的决定，不切实际地希望与会者有着同自己相同的看法，这在客观上是很难办到的。主持会议管理者的水平和艺术在于，
虚心听取各种不同意见后，将其中的精华部分吸收到自己的总结中来，同时对其他意见加以必要的肯定或解释。即使完全不采纳的意见，也可肯定在其它问题上的价值。这样就使全体与会者都感到自己的意见受到了重视。最忌讳的是，与会者发表了10条意见，管理者在总结时却发了一通自己或秘书早在几天以前就写好了的第11条意见。这样的会议徒具形式，白白浪费了大家的宝贵时间。
（四）业余时间安排
1.善于安排休息的时间
  现代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小时的工作呢?管理者也是人，也有七情六欲；他不是机器人，可以无休止地工作。要知道
疲劳战是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，却浪费了不少时间，工作效率低，又损害了身体。“磨刀不误砍柴工”，会休息的人也才会工作。休息意味着再生产。我们应当不断地再生产因繁忙的日常工作任务而损失了的东西。
  管理者要善于挤时间休息，掌握休息的技术。从早上起床就别陷入紧张的气氛之中，以一种轻松愉快的心情开始自己的一天，这对于一天的工作有很大
的影响。“眼睛一睁，忙到熄灯”是不可取的。为了得到轻松愉快的心情，可以采用多种办法，如用10分钟来照顾你心爱的小鸟、金鱼，或各种盆栽花卉；在
公园、林荫道散步，打太极拳等等，都可以使自己的心情焕然一新。繁忙的工作之中，也要挤出时间来休息，哪怕几分钟也是好的，它可以起到情绪转换的效果。如上午和下午各腾出15分钟到外面走一走，作一套广播体操，或打一会儿乒乓球、羽毛球，紧张的大脑立刻会放松下来，会重新使精力充沛，提高工作效率。对那些一坐下来就不动的人来说，作一些简单的运动也能起到休息一下，转换情绪的作用。如使劲伸开双臂深呼吸；靠在椅背上，充分舒展身体；打电话或接电话时把胳膊尽量伸出去等等，都有解除疲劳的作用。
  中午的午休时间切莫放过。午饭后半个小时的午睡抵得上晚上二三个小时的睡眠。打瞌睡也是休息转换情绪的特效方法，古往今来，有许多做出了杰出成绩的人往往是打瞌睡的能手。因为，体力紧张会消耗能量，而休息则会恢复能量。日理万机的现代管理者应该学会休息的技术。